Déclaration de confidentialité

Notre approche de gestion des renseignements personnels

Chez Ironex, la manière dont nous recueillons, traitons et protégeons vos renseignements repose sur une philosophie simple : nous n'obtenons que ce qui sert directement à opérer nos services d'éducation financière et à maintenir une relation professionnelle avec vous. Ce document expose les mécanismes précis par lesquels vos données entrent dans nos systèmes, comment elles circulent en interne, qui peut y accéder, et dans quelles circonstances elles peuvent être partagées ou supprimées.

Plutôt que de suivre la structure conventionnelle utilisée par la plupart des organisations, nous avons choisi d'organiser cette déclaration autour du cycle de vie réel de vos renseignements — depuis leur émergence initiale lors de votre première interaction avec nous jusqu'à leur disparition définitive de nos registres. Cette approche devrait vous permettre de comprendre non seulement ce qui se passe avec vos données à chaque étape, mais aussi pourquoi certaines pratiques existent et quelles conséquences elles ont pour vous.

Émergence des renseignements : points d'entrée dans nos systèmes

Vos renseignements pénètrent dans notre infrastructure à différents moments et par différents canaux. Lorsque vous remplissez un formulaire d'inscription pour accéder à notre plateforme éducative ou pour vous inscrire à un webinaire sur les instruments d'investissement, vous nous transmettez directement des éléments comme votre nom complet, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et parfois votre secteur d'activité professionnel. Ces éléments nous permettent de créer votre compte utilisateur et de personnaliser l'expérience d'apprentissage selon vos besoins spécifiques.

Mais l'entrée de données ne se limite pas aux formulaires. Quand vous nous contactez par courriel à support@ironex.com ou que vous appelez notre ligne d'assistance au +1 647 283 2013, le contenu de votre message — qu'il s'agisse d'une question technique, d'une demande de renseignements commerciaux ou d'une plainte — devient un enregistrement dans notre système de gestion des relations clients. Ce système conserve l'historique complet de nos échanges pour assurer la continuité du service.

Pendant que vous utilisez notre plateforme d'apprentissage, certains renseignements opérationnels sont automatiquement générés et enregistrés. Par exemple, lorsque vous progressez dans un module de formation sur les stratégies d'investissement, notre système enregistre votre avancement, les quiz que vous avez complétés, vos résultats et le temps passé sur chaque section. Ces données nous aident à améliorer le contenu pédagogique et à vous fournir des recommandations pertinentes pour votre parcours d'apprentissage.

Finalité opérationnelle : pourquoi ces renseignements sont nécessaires

Chaque catégorie de données que nous recueillons remplit une fonction précise dans l'écosystème de nos services éducatifs. Vos coordonnées de base nous permettent de vous envoyer les informations relatives à votre compte, de confirmer vos inscriptions aux webinaires et de répondre à vos demandes d'assistance. Sans votre adresse courriel, par exemple, nous ne pourrions pas vous transmettre les liens d'accès aux sessions en direct ou vous notifier des mises à jour importantes concernant les programmes auxquels vous êtes inscrit.

Les données d'activité pédagogique servent plusieurs objectifs interconnectés. D'abord, elles vous permettent de reprendre votre apprentissage là où vous l'aviez laissé — imaginez devoir recommencer un module de trois heures sur la diversification de portefeuille parce que le système n'a pas mémorisé votre progression. Ensuite, ces renseignements alimentent notre moteur de recommandation qui suggère des contenus complémentaires basés sur ce que vous avez déjà étudié. Si vous venez de terminer notre série sur les fonds négociés en bourse, le système pourrait vous proposer un approfondissement sur l'analyse sectorielle.

Au niveau agrégé et anonymisé, ces mêmes données nous révèlent quels modules fonctionnent bien et lesquels nécessitent des améliorations. Si nous constatons qu'un grand nombre d'utilisateurs abandonnent à mi-parcours d'un module spécifique, cela nous indique un problème potentiel avec le contenu ou la présentation. Cette boucle de rétroaction continue nous aide à affiner constamment la qualité de nos programmes éducatifs.

Les renseignements de transaction ont une fonction plus administrative mais tout aussi essentielle. Ils nous permettent de maintenir des registres comptables précis, de traiter les remboursements le cas échéant, de prévenir la fraude et de respecter nos obligations fiscales canadiennes. Quand vous payez pour accéder à notre programme avancé sur les instruments dérivés, par exemple, nous devons conserver la preuve de cette transaction pendant la période requise par la législation provinciale et fédérale.

Manipulation interne et accès contrôlé

Une fois dans nos systèmes, vos renseignements ne circulent pas librement. L'accès est strictement compartimenté selon le principe du moindre privilège — chaque membre de notre équipe ne peut consulter que les données nécessaires à l'accomplissement de ses fonctions spécifiques. Notre équipe de support technique, par exemple, peut voir votre historique de connexion et vos tickets d'assistance pour résoudre des problèmes techniques, mais elle n'a pas accès à vos informations de paiement complètes.

Les instructeurs qui créent et gèrent le contenu pédagogique peuvent examiner les données agrégées sur les performances des modules — combien de personnes les ont suivis, quels sont les taux de complétion, où se situent les points d'abandon — mais ils ne voient jamais de données individuelles permettant d'identifier des utilisateurs spécifiques. Cette agrégation garantit que l'amélioration du contenu se fait sur des tendances générales plutôt que sur des cas particuliers.

Notre département de comptabilité et de gestion financière accède aux renseignements de transaction pour la facturation, le rapprochement des comptes et les déclarations réglementaires. Ces employés sont soumis à des obligations de confidentialité contractuelles qui survivent même après la fin de leur emploi chez Ironex.

Certaines opérations sur vos données sont entièrement automatisées. Par exemple, lorsque vous complétez un module, le système met automatiquement à jour votre profil pour déverrouiller le module suivant dans la séquence. Aucun humain n'intervient dans ce processus, ce qui réduit les risques d'erreur ou d'accès inapproprié. De même, les courriels de rappel pour les webinaires à venir sont générés et envoyés par des systèmes automatisés basés sur votre calendrier d'inscription.

Circulation externe : quand vos renseignements quittent notre organisation

Il existe des circonstances spécifiques où vos renseignements peuvent être transmis à des entités extérieures à Ironex. Ces transferts ne sont jamais arbitraires — ils répondent à des nécessités opérationnelles claires ou à des obligations légales impératives.

Prestataires de services essentiels

Notre infrastructure technologique repose sur plusieurs fournisseurs spécialisés qui agissent comme sous-traitants. Notre service d'hébergement cloud, par exemple, stocke physiquement les données de nos utilisateurs sur des serveurs situés au Canada. Ce fournisseur n'a pas le droit d'utiliser ces renseignements pour ses propres fins — il agit uniquement selon nos instructions et conformément à un accord contractuel qui impose des normes de sécurité strictes et des obligations de confidentialité.

De même, notre plateforme de diffusion de webinaires en direct est gérée par un prestataire externe qui traite temporairement les données des participants pendant la durée de la session. Une fois le webinaire terminé, ce prestataire supprime les renseignements de connexion de ses systèmes selon un calendrier prédéfini dans notre contrat.

Notre processeur de paiement — l'entité qui gère les transactions par carte de crédit — reçoit vos informations financières directement lors du processus de paiement, mais cette transmission est chiffrée de bout en bout. Ironex ne stocke jamais les numéros de carte complets sur ses propres serveurs. Nous conservons uniquement les quatre derniers chiffres à des fins d'identification et de support.

Exigences légales et protection des droits

Dans certaines situations, nous pouvons être légalement contraints de divulguer vos renseignements. Si une autorité judiciaire canadienne émet une ordonnance ou une assignation à comparaître exigeant la production de dossiers spécifiques, nous devons nous conformer. Avant de répondre à de telles demandes, notre équipe juridique examine la validité et la portée de l'ordonnance pour s'assurer qu'elle est appropriée et qu'elle ne dépasse pas les limites légales.

Nous pourrions également divulguer des renseignements si nous croyons raisonnablement que cela est nécessaire pour prévenir un préjudice imminent — par exemple, si nous avons des motifs sérieux de penser qu'un utilisateur planifie une fraude financière ou menace la sécurité d'autres utilisateurs. Ces situations sont exceptionnelles et font l'objet d'une évaluation rigoureuse avant toute divulgation.

Absence de commercialisation de données

Ironex ne vend pas, ne loue pas et n'échange pas vos renseignements personnels avec des courtiers en données, des annonceurs ou d'autres entreprises à des fins de marketing direct. Vos coordonnées et vos données d'activité ne font jamais partie d'offres groupées vendues sur le marché de la publicité ciblée. Cette position n'est pas simplement une politique interne — elle reflète notre modèle d'affaires fondamental qui repose sur la valeur de nos services éducatifs, pas sur la monétisation de vos données.

Votre capacité de contrôle et vos recours

Vos renseignements personnels ne vous échappent pas une fois qu'ils entrent dans nos systèmes. Au contraire, vous conservez plusieurs leviers de contrôle importants qui vous permettent de consulter, modifier, limiter ou supprimer ces données selon vos besoins et vos préférences.

Accès et rectification

Vous pouvez à tout moment vous connecter à votre compte Ironex pour consulter les renseignements que nous détenons à votre sujet. Votre tableau de bord utilisateur affiche votre profil complet, incluant vos coordonnées, votre historique d'apprentissage, vos certificats obtenus et vos préférences de communication. Si vous détectez une inexactitude — par exemple, une adresse courriel obsolète ou un numéro de téléphone erroné — vous pouvez les corriger directement depuis cette interface.

Pour les renseignements qui ne sont pas modifiables via votre tableau de bord, ou si vous souhaitez obtenir une copie complète de toutes les données que nous conservons sur vous (incluant les journaux système et les notes de support), vous pouvez soumettre une demande formelle à notre équipe de protection de la vie privée à support@ironex.com. Nous répondons à ces demandes dans un délai de trente jours et fournissons les renseignements dans un format structuré et lisible par machine lorsque c'est techniquement possible.

Limitation et opposition

Vous avez la possibilité de limiter certains types de traitement de vos données. Par exemple, si vous ne souhaitez plus recevoir nos bulletins d'information sur les nouvelles stratégies d'investissement ou nos invitations aux webinaires à venir, vous pouvez désactiver ces communications dans vos paramètres de compte ou en cliquant sur le lien de désabonnement présent dans chaque courriel. Notez cependant que certaines communications transactionnelles — comme les confirmations d'inscription, les notifications de changement de mot de passe ou les avis importants concernant nos conditions de service — ne peuvent pas être désactivées car elles sont essentielles au fonctionnement de votre compte.

Si vous vous opposez à ce que vos données d'activité pédagogique soient utilisées pour alimenter notre moteur de recommandation, vous pouvez demander l'exclusion de ce traitement spécifique. Dans ce cas, vous continuerez à avoir accès à tous les contenus éducatifs, mais vous ne recevrez plus de suggestions personnalisées basées sur votre historique d'apprentissage.

Suppression et effacement

Vous pouvez demander la suppression complète de votre compte et de toutes les données associées en contactant notre service de support. Avant de procéder, nous devons vérifier votre identité pour empêcher les suppressions frauduleuses. Une fois votre identité confirmée, nous effaçons toutes vos données personnelles de nos systèmes actifs dans un délai de soixante jours.

Il existe toutefois certaines exceptions à la suppression immédiate. Si vous avez des transactions financières en suspens ou si nous sommes légalement tenus de conserver certains registres pour des raisons fiscales ou réglementaires, ces renseignements spécifiques seront archivés dans un système de stockage isolé et sécurisé jusqu'à l'expiration de la période de conservation légale. Ces archives sont inaccessibles à nos employés opérationnels et ne sont consultées que si une obligation légale l'exige. Une fois la période de conservation échue, ces données archivées sont également détruites de manière sécurisée.

Portabilité des données

Si vous décidez de quitter Ironex pour utiliser les services d'un concurrent, vous avez le droit de récupérer vos données dans un format structuré pour les transférer ailleurs. Sur demande, nous vous fournirons un fichier contenant votre profil utilisateur, votre historique d'apprentissage et vos certificats dans un format JSON ou CSV que vous pourrez importer dans une autre plateforme éducative compatible.

Sécurité, conservation et fondements juridiques

Approche de protection et risques résiduels

La sécurité de vos renseignements repose sur plusieurs couches de protection technique et organisationnelle. Nos serveurs utilisent un chiffrement TLS 1.3 pour toutes les communications entre votre navigateur et notre infrastructure. Les mots de passe sont hachés avec des algorithmes modernes et salés individuellement, ce qui signifie que même en cas de compromission improbable de notre base de données, les attaquants ne pourraient pas récupérer les mots de passe en clair.

Nos employés accèdent aux systèmes contenant des données sensibles uniquement via des connexions VPN sécurisées avec authentification à deux facteurs obligatoire. Les accès sont journalisés et audités régulièrement pour détecter toute activité anormale. Nous effectuons également des tests de pénétration semestriels réalisés par des firmes de sécurité indépendantes pour identifier et corriger les vulnérabilités potentielles.

Malgré ces mesures, aucun système informatique n'est invulnérable. Les risques résiduels incluent les attaques sophistiquées exploitant des vulnérabilités inconnues (zero-day), les compromissions de la chaîne d'approvisionnement logicielle, ou les menaces internes malveillantes. Si une violation de sécurité affectant vos données devait survenir, nous vous en informerions rapidement et vous conseillerions sur les mesures à prendre pour protéger vos comptes.

Durée de conservation et déclencheurs de suppression

Nous ne conservons vos renseignements que pendant la période nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été recueillis. Tant que votre compte reste actif, vos données sont maintenues dans nos systèmes pour assurer la continuité du service. Si vous n'accédez pas à votre compte pendant trois ans consécutifs, nous considérons le compte comme inactif et envoyons un avis à votre dernière adresse courriel connue vous informant de notre intention de supprimer vos données dans les quatre-vingt-dix jours suivants. Si vous ne répondez pas durant cette période, les données sont effacées.

Les données de transaction financière sont conservées pendant sept ans après la dernière opération, conformément aux exigences comptables et fiscales canadiennes. Les journaux de sécurité et les logs système sont conservés pendant dix-huit mois pour permettre les investigations en cas d'incident de sécurité, puis ils sont automatiquement purgés.

Bases légales du traitement

Notre traitement de vos renseignements personnels repose sur plusieurs fondements juridiques complémentaires. Lorsque vous créez un compte et acceptez nos conditions d'utilisation, vous concluez un contrat avec Ironex. Le traitement de vos données devient alors nécessaire pour exécuter ce contrat — nous ne pourrions pas fournir nos services éducatifs sans traiter vos coordonnées et votre progression pédagogique.

Pour certains traitements qui vont au-delà de l'exécution stricte du contrat — comme l'envoi de bulletins d'information ou l'utilisation de vos données pour améliorer nos algorithmes de recommandation — nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à développer et promouvoir nos services, tout en nous assurant que cet intérêt ne l'emporte pas indûment sur vos droits et libertés.

Dans les cas où la loi l'exige explicitement — comme la conservation des registres fiscaux ou la réponse aux ordonnances judiciaires — notre base légale est simplement le respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis en tant qu'entreprise opérant au Canada.